Intervju
mag. Jana Lutovac Lah
Če interno komuniciranje (IK) vpliva na poslovne rezultate, kot dokazuje vedno več raziskav, potem se postavlja vprašanje, zakaj nekateri vodilni prav temu področju namenjajo (pre)malo pozornosti. Tudi v ZDA, po kateri se pogosto radi zgledujemo, v času sprememb za IK namenjajo le 10 odstotkov sredstev od celotnega proračuna za odnose z javnostmi.
Uspeh št. 6
Interno komuniciranje je v času sprememb še pomembnejše
IK je v času sprememb ali kriz še toliko pomembneje. Takrat zaposleni ne samo, da želijo informacije - želijo jih več in hitreje. Potreba po medosebnem komuniciranju z neposredno nadrejenim in vodstvom podjetja pa se v tem času tudi občutno okrepi. Pri zaposlenih se v ospredje vrivajo vprašanja iz vsebine »jaz«. Torej, kaj se bo zgodilo z mano v času sprememb, kako bodo te vplivale name? In naloga vodstva je, da v tem času odgovori na ta vprašanja, če želi, da bi zaposleni ohranili, okrepili raven produktivnosti. To namreč ni mogoče, če se, namesto da bi se ukvarjali z delom, ukvarjajo z različnimi (namišljenimi) odgovori na svoja vprašanja.
Zakonsko urejeno IK?
Nekateri strokovnjaki za interno komuniciranje so si enotni, da je vzrok v nekomuniciranju v tem, ker IK ni zakonsko urejeno. Vendar kljub temu - ali menedžerji še niso spoznali, da so uspešne družbe tiste, ki zaposlenim ponudijo več, kot to zahteva zakon? Pri Googlu, ki je po izboru revije Fortune letos izbran za Zlato nit oziroma najboljšega zaposlovalca, presegajo zakonska določila. Zaposlenim zagotavljajo telovadnice, pralnice, masažne salone, frizerje, zdravnike ... Pa ne zato, ker so »korporacija užitkov«, ampak ker vedo, da na račun teh ugodnosti zaposleni več časa in energije posvetijo svojemu delu, s tem pa se tudi veča pripadnost delodajalcu. Torej, zato da bi zaposleni naredili več. Ker se zavedajo, da odnos do zaposlenih, komuniciranje pa je osnova odnosa, vpliva na uspešnost poslovanja.
IK vpliva na poslovne rezultate
Dejan Verčič, partner Pristopa in profesor na Fakulteti za družbene vede: »Raziskave v svetu in pri nas kažejo, da dobro interno komuniciranje pozitivno vpliva na višjo storilnost, nižjo odsotnost z dela oziroma absentizem, višjo kakovost izdelkov in storitev, višjo stopnjo inovativnosti, manj stavk in nižje stroške poslovanja.«
Ena od študij dokazuje, da ima 65 odstotkov organizacij, ki so v času sprememb uspešno komunicirale, tudi uspešne finančne rezultate, da se jih 70 odstotkov lahko pohvali z dobro produktivnostjo, 60 odstotkov pa jih dosega enako vrednost delnice ali leto kasneje na borzi kotira više kot primerljive družbe.
Menedžerji bi na popravnem izpitu izboljšali IK
Ko so 2143 organizacij z vsega sveta vprašali, kaj je pomembno pri implementaciji nove poslovne strategije, jih je kar 91 odstotkov odgovorilo, da je to komunikacija med vodstvom in zaposlenimi. Da je komuniciranje pomembno, pa dokazuje tudi to, da so vodilni na vprašanje, kaj bi spremenili, če bi šli vnovič skozi proces sprememb, odgovorili, da bi izboljšali komuniciranje z zaposlenimi.
Spremembe IK zaradi krize
Mednarodne raziskave kažejo, da 70 odstotkov organizacij spreminja načine komuniciranja z zaposlenimi v času krize. 45 odstotkov organizacij v tem času znižuje stroške predvsem za interne tiskane medije, kot so revije, časopisi, bilteni, in interne konference, medtem ko jih 80 odstotkov odgovarja, da povečujejo medosebno komuniciranje z zaposlenimi, 60 odstotkov pa jih povečuje vložena sredstva v intranet in s tem tudi v zaposlovanje sodelavcev na tem področju. Vse več uspešnih korporacij objavlja tudi večjezične intranete. Tako recimo v BASF-u s ciljem povečevanja personifikacije in tudi razumevanja sporočil najpomembnejše vsebinske sklope na intranetu objavljajo v kar 13 različnih jezikih. V velikih mednarodnih podjetjih so vse bolj priljubljeni tudi interni blogi predsednikov uprav, njihovo uspešnost pri vključevanju sodelavcev pa merijo s številom komentarjev na število zaposlenih.
Pri komuniciranju namreč ni pomembno le to, da smo sporočilo poslali, ampak je treba tudi preveriti, ali so naslovniki sporočilo prejeli, ga razumeli in tudi kakšno stališče so oblikovali o njem, kakšno in kolikšno vključenost zaposlenih je dosežena. Znano je, da z obveščanjem vplivamo na razumevanje situacije, z razpravljanjem na sprejemanje problemov, z vključevanjem na pridobivanjem moči.
Nekomuniciranje tudi (s)poroča
In če vodilni še niso prepričani o pomembnosti IK, naj povemo, da tudi nekomunikacija pošilja sporočila. Razlika je v tem, da nad njo nimajo nadzora in vpliva na oblikovanje izmišljenih scenarijev; »nikoli ne govorijo z nami« postane »ni jim mar za nas«; »ne razumejo nas« se spremeni v »mislijo, da smo neumni«, »ne zaupam jim« se spreobrne v »ne bom sodeloval«.
Ko zaposleni niso dovolj informirani, se lahko razvijajo govorice, ki, kot pravi Mark Twain, svet zaokrožijo dvakrat hitreje, medtem ko je resnica še vedno le v čevlju.
Zato učinkovito IK potrebuje skrbno pripravljena okvir in načrt, mora biti jasno in celovito s poudarkom na medosebnem komuniciranju.
*Jana Lutovac Lah je magistrirala s področja internega komuniciranja v času prevzemov, je predsednica sekcije internih komunikatorjev v okviru Slovenskega društva za odnose z javnostmi, kot vodja službe za odnose z javnostmi pa je zaposlena v družbi Trimo.
Peter Geršič
Interno komuniciranje in uporaba IT orodij
Komunikološki pogled na organizacije pravi, da vsaka organizacija temelji na komunikacijskih dejavnostih, skozi katere je definiran njen obstoj. Resnično, če bi v kateri koli organizaciji presekali komunikacijske tokove, bi ta nehala obstajati. V organizaciji, kot v vsakem drugem komunikacijskem sistemu, ni mogoče ne komunicirati. Za zaposlene je tudi odsotnost informacij vodstva ali sodelavcev neka vrsta komunikacije, o kateri si ustvarijo svoje mnenje - »ne zanimajo jih naša vključenost, naše mnenje, naša obveščenost ...«.
Pogosto vprašanje je, kako lahko sodobna IT orodja pripomorejo h komuniciranju med zaposlenimi ali vodstvom podjetja in zaposlenimi. Z vidika vodstva podjetja je toliko bolj pomembno, da razume svojo komunikacijsko vlogo v podjetju in jo gradi tudi z IT orodji takrat, ko situacija (še) ni kritična. V primeru krize bo namreč vpeljava novih načinov internega komuniciranja tipično prepozna ali pa bo naletela na odpor zaposlenih, ki bodo tovrstno početje hitro zaznali kot manipulacijo.
Sodobna IT orodja imajo v organizacijskem komuniciranju pomembno mesto, še posebej v primerih, ko so zaposleni geografsko ali časovno med seboj ločeni. Različne oblike elektronskih komunikacij - elektronska pošta, takojšnje sporočanje, telekonference ali intranet sistem - lahko presežejo medsebojno oddaljenost zaposlenih in jih vsaj na tej ravni znova medsebojno povežejo. To je pomembno tako zaradi izmenjave znanja, tokov informacij kot tudi zaradi občutka vključenosti v družbo oziroma podjetje. Včasih je dovolj na intranetu podjetja redno objavljati posebnosti v poslovanju, doseganje ciljev, izzive, ki čakajo zaposlene. Na drugi strani lahko vodstvo podjetja prek različnih elektronskih anket ali zbiranja predlogov prek intraneta poskuša neposredno začutiti utrip med zaposlenimi. Vsi načini zbiranja podatkov, ki jih poznamo iz javnega spletnega komuniciranja, so namreč zelo uporabni tudi interno v podjetjih.
IT komunikacijska orodja prinašajo tudi nevarnosti, od katerih je prva in najbolj pogosta, da zaradi enostavnosti uporabe npr. elektronska pošta zamenja osebni stik med zaposlenimi. Elektronska komunikacije je lahko v internem komuniciranju samo dopolnilo siceršnji kulturi komuniciranja, ko z njeno uporabo zmanjšamo stroške ali izboljšamo tok informacij, ne more in ne sme pa zamenjati osebnega stika med zaposlenimi.
V podjetju T-media uporabljamo večino sodobnih orodij za interno komuniciranje - od takojšnjega sporočanja do intraneta in pri tem ugotavljamo, da so nekatera orodja danes resnično nepogrešljiva pri izmenjavi informacij, njihovi organizaciji in obdelavi. V dosedanji praksi smo gotovo prihranili veliko časa in sredstev z uporabo takojšnjega sporočanja, ki je nadomestilo nepotrebne poti in telefonske pogovore, ob tem pa omogoča tudi medsebojno družbeno vključenost zaposlenih. Nekateri naši mednarodni projekti so potekali z minimalno količino osebnih srečanj, projektno usklajevanje med več evropskimi državami pa je potekala praktično izključno preko Google Talk takojšnjega sporočanja, kar nam je omogočilo, da smo lahko sodelovali v projektu cenovno učinkovito in uspešno.
Priporočilo UO GZDBK
Upravni odbor priporoča vodstvom podjetij, da komunikaciji z zaposlenimi namenijo dovolj pozornosti, saj je to eden pomembnejših dejavnikov uspešnega poslovanja.
Najučinkovitejši način komuniciranja je neposreden razgovor med vodstvom in zaposlenimi. Zaželeno je, da so srečanja redna in da komunikacija poteka dvosmerno. Odkrit pogovor lahko v marsičem olajša medsebojno razumevanje. Marsikdaj lahko s tovrstnimi srečanji pridemo do novih, boljših rešitev.
