Izdali smo prva elektronska računa
Uspeh št. 8
Elektronski način poslovanja je neizbežna stvar prihodnosti in v naslednjih letih bo prav vsako podjetje slej ali prej stopilo na to pot. Na Gospodarski zbornici Dolenjske in Bele krajine smo že v letu 2009 začeli z aktivnostmi za izdajo elektronskega računa. Povezali smo se s pristojnimi za e-račune v NLB, z našim partnerjem računalniškim podjetjem Sasing, d. o. o., in s podjetjem DataLab iz Ljubljane. Glede na to, da ta način poslovanja še ni razvit, kar pomeni, da mnogi računovodski programi še ne omogočajo izdaje eSloga, smo tudi mi imeli kar nekaj začetniških težav, ki pa smo jih z nadgradnjo računovodskega programa uspeli razrešiti. Potem je šlo enostavno. Danes lahko z zadovoljstvom povemo, da smo maja uspešno izdali elektronska računa dvema našima podjetjema, članoma Gospodarske zbornice Dolenjske in Bele krajine.
Kako začeti
Preverite, če vaš računovodski program omogoča izdajo elektronskega računa (eSloga). Če ugotovite, da ne, se obrnite na skrbnika programa. Ta bo stopil v stik z izdelovalcem programa.
Stopite v stik s svojo banko, v kateri boste dobili nadaljnja navodila. Vključiti se boste morali v Sistem izmenjave e-računov, verjetno bo treba nadgraditi elektronsko banko (Proklik, Abacom, E-bank, MULTI SKB NET, PROSPLETPlus …). Vse to je brezplačno.
Kako deluje izmenjava e-računov
Izdajatelj v svojem sistemu (računovodskem programu) pripravi račun v elektronski obliki in ga uvozi v svojo elektronsko banko (Proklik, Abacom, E-bank, MULTI SKB NET, PROSPLETPlus …). Nato ga tako kot plačilne naloge po poteh elektronske banke pošlje v svojo banko.
Banka izdajatelja prejme e-račun in ga po svojih poteh pošlje na ustrezno banko prejemnika. Ni nujno, da imata oba isto banko. Banka lahko na osnovi poslovnega dogovora z izdajateljem in arhivarjem izdane e-račune posreduje tudi v elektronski arhiv. Banka prejemnika prejme e-račun in ga na osnovi transakcijskega računa prejemnika pošlje v e-banko prejemnika. Tudi on lahko z arhivarjem prek elektronske banke sklene poslovni dogovor o elektronskem arhiviranju. Tako banka hkrati s pošiljanjem e-računa prejemniku račun posreduje tudi v e-arhiv.
Prejemnik prejme e-račun v svojo e-banko. Prejeti račun izvozi v svoj sistem v nadaljnjo obdelavo. Sicer pa lahko prejemniki v e-banki na osnovi prejetega e-računa z enim klikom naredijo pripadajoč plačilni nalog. Ta se nato po isti poti vrne do izdajatelja e-računa, ki skupaj s prilivom dobi tudi pravilne pripadajoče podatke o plačilu (sklic).
Prednosti pri izmenjavi e-računov
Uporabljata se obstoječa programska oprema in infrastruktura. Novi finančni vložki niso potrebni. Vzpostavitev dolgoročnega hranjenja e-računov je enostavna in varna. Ni več ročnega vnosa v sistem, kar pomeni prihranek pri času in minimalno možnost napak. Račun je predhodnik plačila, zato lahko prejemnik z enim klikom pripravi plačilni nalog kar iz e-računa. Podatki v plačilnem nalogu so natančno takšni, kot jih je zapisal izdajatelj računa, zato ta ob prilivu prejme tudi pravilne povratne podatke o plačilu in lahko enostavno uskladi plačilo z izdanim računom.
Naša prva partnerja pri izmenjavi e-računov sta Sasing, d. o. o. in Nova ljubljanska banka.
Z E-računom smo naredili velik skupni korak (Martina Stupica Gregorič, vodja projekta E-račun v NLB)
V NLB smo leta 2007 začeli projekt E-račun in si ob tem zastavili visoke cilje, ki smo jih uresničili v letu 2008, ko smo sistem za izmenjavo e-računov julija tega leta že zagnali.
V začetku je šlo za poskusno izdelavo, konec leta 2008 pa smo z vključitvijo možnosti oddaje e-prijave prek sistema in možnostjo vlaganja e-računov tudi v arhiv sklenili krog in vključevanje v sistem ponudili široki javnosti.
Med prvimi podjetji, ki so se začela zanimati za vključitev v sistem, je bila tudi Gospodarska zbornica Dolenjske in Bele krajine. Nekaj skupnih sestankov, izmenjava izkušenj prek elektronske pošte, nekaj telefonov in skupaj smo v nekaj mesecih začeli zares.
Z veseljem ugotavljamo, da se število uporabnikov sistema povečuje. Najboljši promotorji e-računa so že vključeni udeleženci, ki znajo na podlagi svojega znanja in izkušenj pomagati novemu udeležencu, da se kar najhitreje priključi družini uporabnikov e-računa.
